El Registro Mercantil es el medio que utilizan los comerciantes para dar legalidad e identidad a su negocio, lo que le permite credibilidad, acreditación y trayectoria, con el registro se le da publicidad a la condición de comerciante que tienen las personas naturales y jurídicas e igualmente a muchos actos y documentos que por su interés para los terceros deben ser conocidos.El registro mercantil comprende dos aspectos:
La matrícula de los comerciantes, sociedades y establecimientos de comercio.
La inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley ha exigido esta formalidad.
Recuerde que cualquiera de los trámites del registro mercantil excepto la inscripción de libros, la puede realizar a nivel nacional desde cualquiera de las 56 cámaras restantes del país o viceversa.
Cuando se remite un libro que se vaya a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno de estos requisitos: traer el libro anterior o presentar constancia del revisor fiscal o del contador público que certifique sobre la terminación del libro. En caso de pérdida de un libro, debe anexarse copia auténtica de la denuncia respectiva.Descargar Formato de Solicitud de Registro de Libros Versión PDF
Diligenciar formato de cancelación de persona natural y establecimiento de comercio en el cual debe constar nombre completo de la persona natural, número de documento de identificación, Número de Matriculas, Nombre del establecimiento de comercio, dirección, actividad y ubicación.
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Cuando el comerciante fallece, la solicitud de cancelación la podrán solicitar los herederos, adjuntando el certificado de defunción y acreditando la condición de herederos.
La solicitud se presentará en cualquiera de nuestras sedes donde se pagará el valor de los derechos autorizados por la ley.
Los trámites de registro deberán resolverse máximo de conformidad con los términos señalados en los artículos 5 y siguientes del Código Contencioso Administrativo, ES DECIR 15 DÍAS HÁBILES, mientras las circunstancias de congestión de documentos lo permita, para trámites normales se tienen los siguientes términos:La Cámara de Comercio de Palmira, para trámites normales tiene los siguientes:
Documentos de Registro Mercantil: 3 días hábiles
Documentos de Entidades sin Ánimo de Lucro: 4 días hábiles
Formularios de Proponentes: 3 días hábiles
Trámites Nacionales: 16 horas
Notificación de actos administrativosLa notificación de los actos administrativos de registro que se cumplan ante la Cámara de Comercio, se efectuan conforme a lo previsto para tal efecto en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo y ley 962 de 2005.Es por esto que las empresas deben reportar a la Cámara de Comercio de Palmira, aquellos actos que según la ley deben ser de conocimiento público como son:
La constitución, reformas y liquidaciones de las personas jurídicas.
Los nombramientos de administradores y revisores fiscales.
La apertura de establecimientos de comercio, las sucursales y las agencias.
Los contratos de prenda sin tenencia, compraventa con reserva de dominio, preposición y agencia comercial.
Las transferencias y limitaciones sobre establecimientos de comercio. (compraventa o arrendamientos)
La constitución de situaciones de control y grupos empresariales.
Los embargos y desembargos que afectan bienes sujetos a registro.
Las sucursales de sociedades extranjeras.
Los avisos de promoción, de convocatoria a reunión, determinación de votos, de celebración del acuerdo, de convocatoria a reunión para reformar el acuerdo, de convocatoria a reunión para terminar o no la negociación, de convocatoria a reunión por fracaso de la negociación y de terminación en los casos de los acuerdos de reestructuración (ley 550 de 1999).
Los poderes que confieren o revoquen la administración parcial o general de los negocios.
Los libros de contabilidad, los de accionistas y los de actas
Cambios de Dirección, actividad y nombre comercial
CertificaciónLa Cámara de Comercio de Palmira emite certificados en donde da constancia de la existencia y representación legal de todos los negocios o entidades inscritas en los registros públicos.
Igualmente suministra a quien lo solicite, certificados de las personas naturales y jurídicas inscritas en los registros públicos de otras cámaras del país.
Adquirir en cualquiera de nuestras sedes el formulario de matrícula (anexo y carátula)
Diligenciar en el formulario suministrando en forma exacta los datos solicitados. (se recomienda leer detenidamente las instrucciones de diligenciamiento del formulario antes de llenarlo, Recuerde cualquier formulario será rechazado si presenta tachones o enmendaduras.
Presentar Personalmente el formulario con el original de la cédula de ciudadanía en cualquiera de nuestras sedes (las personas extranjeras pueden presentar la cédula de extranjería o el pasaporte con visa de negocios, si la matrícula se realiza con contraseña deben hacer reconocimiento de texto y firma al respaldo del formulario Anexo Matrícula Mercantil), anexar fotocopia legible del documento de identificación
Diligenciar el formato Datos Complementarios Inscripción al RUT (vigente desde febrero 1/2005)
Tramitar ante la DIAN o en la página de Crear Empresa el Formulario del Registro Único Tributario Hoja Principal para Trámite en Cámara
Verificar en la Cámara de Comercio que a nivel nacional no exista registrado un nombre igual o similar al escogido.
Si desea realizar su trámite virtual hágalo a través de la página “Crear Empresa” siguiendo las indicaciones señaladas.Si desea realizar su trámite a nivel presencial es decir en cualquiera de nuestras sedes, siga los siguientes pasos:
Adquirir en cualquiera de nuestras sedes el formulario de matrícula Persona Natural.
Diligenciar el formulario suministrando en forma exacta los datos solicitados. (Evite tachones y enmendaduras, se recomienda leer detenidamente las instrucciones de diligenciamiento del formulario antes de llenarlo)
Presentar copia autentica de la escritura pública otorgada en la notaría correspondiente
Allegar la constancia del pago de impuesto de registro (Rentas Departamentales Cra. 33ª No. 30-65 Palmira Teléfono 2759543)
Diligenciar el formato Datos Complementarios Inscripción al RUT (vigente desde febrero 1/2005)
Tramitar ante la DIAN o a través de la Página de Crear Empresa el Formulario del Registro Único Tributario Hoja Principal para Trámite en Cámara
Verificar en la Cámara de Comercio que a nivel nacional no exista registrado un nombre igual o similar al escogido
Antes del 31 de marzo de cada año, todos los empresarios matriculados deben renovar su Matrícula y la de sus establecimientos de comercio, diligenciando un nuevo formulario con la información actualizada. Hoy, este trámite, puede efectuarse en línea haciendo click en “RENOVACION EN LINEA”Importante sin importar la fecha en que se haya efectuado la matrícula.
Toda sociedad se constituye por escritura pública o documento privado (siempre y cuando cumpla con los requisitos señalados en el artículo 22 de la ley 1014 de 2006), cualquiera que sea su objeto social y debe contener los requisitos establecidos en el artículo 110 el Código de Comercio o en su defecto los señalados en el decreto 4463 de 2006 por el cual se reglamenta la constitución de sociedades por documento privado.
Recuerde: Para el caso de nombramientos adicional al documento en que constan los mismos, la identificación y la manifestación de aceptación de la persona (s) nombrada (s).
Digite su matrícula mercantil (seguida del digito 1 Persona Natural, 3- Limitada; 4- Anónima; 6- S en C. S; 7 S en C. Acciones, a continuación su cédula o la del Representante Legal de la empresa.
Seleccione la Cámara de Comercio de Palmira
Click en iniciar
Digite los activos de la matricula y los vinculados al establecimiento (deben ser superiores a los reportados en años anteriores)
Click en liquidar
Click en aceptar
Diligencie la información solicitada para actualizar los datos del propietario del establecimiento (Persona natural o Sociedad)
Ingrese en cada uno de sus establecimientos de comercio y actualice los datos.
Click en Continuar
Seleccione la forma de pago indicados en la parte derecha de su pantalla (Pago Débito; Pagos Entidades (tarjeta crédito) o digite click en pago en Cámara si desea cancelar en la Cámara de Comercio recuerde para ésta forma de pago imprimir el formato de pedido.
En el contrato (documento privado o escritura pública) debe aparecer, por lo menos, la siguiente información:
Nombre y apellidos completos, documento de identidad y domicilio del vendedor y del comprador
La identificación del establecimiento de comercio a través de su nombre completo, dirección y número de matrícula.
Precio de venta y forma de pago.
Si consta en documento privado, deberá reconocerse ante juez o notario el contenido del documento y las firmas de los otorgantes.
Entregar para la inscripción copia auténtica del contrato, una vez reconocido por sus otorgantes.
La copia que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
Acreditar el pago de la retención en la fuente (cuando haya lugar al pago), el cual debe efectuarse en la notaria si el contrato consta en escritura pública. Si se trata de un documento privado se debe cancelar el 1% sobre el valor de la venta en la entidad bancaria que reciba este pago, diligenciando para ello el formulario de retención en la fuente.
Allegar constancia de pago de Impuesto de Registro (Boleta Fiscal Rentas Departamentales Cra. 33ª No. 30-65 Palmira Teléfono 2759543).
Formato de Cancelación matricula Personal Natural por venta de Establecimiento de Comercio, si el propietario anterior no tiene otro establecimiento de comercio.
Es la inscripción que hace la persona que ejecuta actividades dirigidas a la producción, comercialización o distribución de bienes o servicios con el fin de obtener una utilidad y que puede comprometerse con terceros adquiriendo derechos y obligaciones.La matrícula hace pública la calidad de comerciante legalmente constituido.
Para realizar su renovación en cualquier oficina - Presencial:
Adquirir el formulario de renovación en cualquier Cámara del país o en las Oficinas Receptoras (Pradera, Florida o Candelaria o en la sede principal en Palmira)
Diligenciar el formulario
Solicitar su liquidación por teléfono señalando el monto de los activos y el valor de los activos vinculados al establecimiento de comercio.
Acercarse a una de nuestras oficinas en Palmira, Pradera, Candelaria o Florida y cancelar los derechos correspondientes. O también en cualquier Cámara de Comercio del país.
Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
Verificar en la Cámara de Comercio que a nivel nacional no exista registrado un nombre igual o similar al escogido.
Adquirir en cualquiera de nuestras sedes el formulario de matrícula Persona Natural.
Diligenciar el formulario suministrando en forma exacta los datos solicitados. (Evite tachones y enmendaduras, se recomienda leer detenidamente las instrucciones de diligenciamiento del formulario antes de llenarlo)
Si la decisión de apertura de la sucursal proviene de una junta de socios, asamblea de accionistas o junta directiva, allegar copia autentica del documento donde conste la decisión. La copia del acta puede venir autorizada con la firma del secretaria de la reunión o del representante legal o autenticada ante notario público
Si la sociedad abre la sucursal en un lugar que corresponda a una jurisdicción diferente a la cámara de comercio del domicilio principal adjuntar los siguientes documentos:
Copia autentica de la escritura de constitución
Copia autentica de cada una de las escrituras de reforma
Copia autentica del documento donde consta la decisión que ordeno la apertura de la sucursal, emanada del órgano social competente
Para inscribir nombramiento de la sucursal, allegar copia del acta, identificación del nombrado y manifestación de aceptación.
Cuando las facultades del representante de la sucursal no consten en los estatutos, se debe enviar para registro el documento que las otorgue o copia del poder otorgado, reconocido ante juez o notario. A falta de facultades expresas (en los estatutos o en el poder) se entenderá que los Representantes de la Sucursal están facultados, como los administradores de la principal, para obligar a la sociedad en desarrollo de todos los negocios sociales.
Allegar la constancia del pago de impuesto de registro (Rentas Departamentales Cra. 33ª No. 30-65 Palmira teléfono 2759543).
La copia de los documentos que se remitan debe ser totalmente legibles para garantizar su reproducción por medio técnico.
Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o su renovación, debe comunicarse por escrito a la cámaraCuando la modificación se relacione con la situación financiera, es necesario diligenciar un nuevo formulario que informe el estado actualizado de estos datos.La solicitud de modificación se presentará en cualquiera de nuestras sedes y si es el caso, se reajustaran y cancelaran los derechos de matrícula correspondientesLa persona natural que ha dejado de ejercer el comercio debe cancelar su matrícula, mediante solicitud escrita reconocida ante juez o notario.
Tiene como finalidad mantener actualizada su información comercial para su propio interés y el de quienes negocian con su empresa, además evitar sanciones legales.
Para darle publicidad a los actos que la ley determina y que sólo surte efectos frente a terceras personas, desde el momento de la inscripción. De este modo la ley garantiza que los terceros conozcan aquellos actos realizados por los comerciantes.
Registros Públicos 
